Verificarea codului de TVA este o etapă mică, dar importantă, mai ales când emiți o factură către o firmă nouă sau primești o factură pe care urmează să o plătești. Nu trebuie să tragi concluzii fiscale complicate: scopul este să confirmi că datele de bază se potrivesc și să păstrezi o dovadă a verificării.
Pe scurt
- Folosește VIES pentru verificări intracomunitare.
- Folosește registrele ANAF pentru verificări relevante în România.
- Compară codul, denumirea firmei și țara.
- Salvează rezultatul verificării în ziua facturării sau plății.
- Cere clarificări dacă datele nu se potrivesc.
Ce date îți trebuie
- Codul TVA complet, inclusiv prefixul țării când verifici în VIES.
- Denumirea firmei așa cum apare în contract, comandă sau factură.
- Țara partenerului comercial.
- Data la care faci verificarea.
Verificarea în VIES
VIES este util când verifici un cod TVA din Uniunea Europeană. Introdu codul, alege țara și compară rezultatul cu documentele pe care le ai. Dacă sistemul întoarce un rezultat valid, salvează dovada verificării: captură de ecran, PDF sau notiță internă cu data, ora și codul verificat.
Dacă rezultatul nu este valid, nu presupune automat că firma este frauduloasă. Poate fi o eroare de scriere, un prefix lipsă sau o situație administrativă. Cere partenerului să confirme codul înainte să continui.
Verificarea în ANAF
Pentru firme din România, verifică și registrele disponibile prin ANAF, mai ales când ai nevoie să compari date locale. Caută după CUI sau cod TVA și verifică dacă denumirea și informațiile afișate corespund documentelor primite.
Checklist înainte de facturare
- Codul TVA este scris complet și fără spații greșite.
- Denumirea firmei corespunde contractului sau comenzii.
- Țara selectată în VIES este corectă.
- Ai salvat dovada verificării.
- Ai cerut confirmare în scris dacă apare o diferență.
Greșeli frecvente
- Verifici codul fără prefixul țării.
- Te bazezi pe o captură veche pentru o factură nouă.
- Nu compari denumirea firmei, doar mesajul „valid”.
- Confunzi CUI-ul simplu cu codul de TVA folosit în tranzacții intracomunitare.
- Nu salvezi dovada verificării.
Rezumat rapid
Înainte să emiți sau să plătești o factură, verifică TVA-ul în sursa potrivită, compară datele și salvează dovada. Pentru diferențe, cere clarificare în scris înainte să mergi mai departe.