Verificarea unei facturi electronice în SPV înseamnă să confirmi că documentul există în cont, că este factura potrivită și că ai păstrat dovada necesară. Nu este suficient să primești un PDF pe email sau să ți se spună că factura a fost trimisă. Pentru situațiile în care trebuie să lucrezi cu factura electronică, verificarea practică se face prin datele din Spațiul Privat Virtual și prin fișierele disponibile acolo.
Ghidul de mai jos este pentru verificări obișnuite, fără interpretări fiscale complicate. Te ajută să cauți factura, să compari datele esențiale și să notezi ce lipsește. Nu stabilește tratamentul fiscal al documentului și nu înlocuiește instrucțiunile oficiale ANAF sau ale Ministerului Finanțelor.
Checklist rapid
- Intră în SPV cu metoda de autentificare folosită pentru persoana, PFA-ul sau firma pentru care verifici factura.
- Caută în zona dedicată mesajelor, documentelor sau facturilor electronice, în funcție de interfața disponibilă în cont.
- Filtrează după perioada corectă: data emiterii, data primirii sau luna în care te aștepți să apară factura.
- Compară furnizorul, cumpărătorul, numărul facturii, data, valoarea și moneda.
- Descarcă fișierele disponibile și păstrează-le în același folder cu evidența ta internă.
- Dacă factura nu apare, verifică mai întâi perioada și datele de identificare, apoi cere clarificări emitentului.
- Nu modifica fișierul original descărcat; lucrează pe copii dacă ai nevoie de adnotări.
Ce date verifici
O factură găsită în SPV trebuie comparată cu informațiile pe care le ai din contract, comandă, aviz, email sau evidența internă. Dacă identifici factura după un singur criteriu, de exemplu doar după sumă, riști să alegi documentul greșit, mai ales când există facturi repetate sau valori apropiate.
| Element | Ce compari | Ce notezi dacă nu se potrivește |
|---|---|---|
| Furnizor | Denumire, CUI/CIF și alte date de identificare. | Dacă furnizorul afișat nu este cel cu care ai lucrat. |
| Beneficiar | Numele persoanei, PFA-ului sau firmei și codul fiscal, dacă există. | Dacă factura pare emisă pentru alt destinatar. |
| Număr și dată | Numărul facturii și data emiterii. | Dacă ai primit alt număr pe email sau în contract. |
| Valoare | Totalul, TVA-ul, moneda și eventualele reduceri. | Dacă suma din SPV diferă de suma pe care urmează să o plătești. |
| Fișiere disponibile | Documentul electronic și orice fișier de vizualizare pus la dispoziție. | Dacă poți vedea factura, dar nu poți descărca dovada necesară. |
Pașii de verificare în practică
- Pregătește înainte datele facturii pe care o cauți: furnizor, număr, dată, sumă și perioada probabilă.
- Intră în SPV și selectează contul corect. Pentru cine administrează mai multe entități, acesta este primul punct în care pot apărea confuzii.
- Deschide zona în care sunt listate documentele sau facturile electronice și aplică un filtru de perioadă suficient de larg, de exemplu câteva zile înainte și după data așteptată.
- Caută factura după furnizor și număr. Dacă interfața nu permite căutare directă, verifică lista în ordinea datelor și descarcă doar documentele care par relevante.
- Compară câmpurile esențiale cu evidența ta. Nu considera factura verificată până nu coincid furnizorul, beneficiarul, numărul, data și valoarea.
- Salvează fișierul original într-un folder clar. Un nume simplu poate fi: 2026-06-furnizor-numar-factura-spv.
- Notează verificarea într-un registru intern, mai ales dacă factura urmează să fie plătită sau înregistrată contabil.
Model de registru pentru facturi verificate
Un registru simplu este util când ai multe facturi sau când mai multe persoane verifică documente în același cont. Nu trebuie să fie complicat; important este să arate ce ai verificat și ce urmează.
Registru verificare factură electronică în SPV
Data verificării: [data]
Cont verificat: [persoană/PFA/firmă]
Furnizor: [denumire + CUI/CIF]
Număr factură: [număr]
Data facturii: [data]
Valoare totală: [sumă + monedă]
Status în SPV: [găsită/negăsită/neclară]
Fișiere salvate: [da/nu + unde]
Acțiune următoare: [plată/înregistrare/clarificare]
Ce faci dacă factura nu apare
Înainte să presupui că factura lipsește, verifică dacă ai căutat în contul corect și în perioada potrivită. Uneori diferența dintre data emiterii, data transmiterii și data la care tu ai primit o notificare poate muta factura în alt interval decât cel așteptat. Extinde filtrul și caută după furnizor, nu doar după data exactă.
Dacă tot nu o găsești, pregătește o solicitare scurtă către furnizor sau către persoana responsabilă de emitere. Include numele beneficiarului, numărul comenzii sau contractului, data aproximativă și suma. Evită să trimiți capturi cu date care nu au legătură cu factura. Scopul este să afli dacă factura a fost emisă, dacă a fost transmisă corect și ce identificator trebuie folosit pentru verificare.
Greșeli frecvente
- Verifici doar PDF-ul primit pe email. Emailul poate fi util, dar nu înlocuiește verificarea documentului din SPV când ai nevoie de factura electronică.
- Cauți în contul greșit. Administratorii care au acces la mai multe firme pot confunda ușor beneficiarul.
- Compari doar suma. Două facturi pot avea aceeași valoare; verifică număr, dată, furnizor și beneficiar.
- Nu salvezi fișierul original. Dacă ai nevoie mai târziu de dovadă, o captură de ecran este mai slabă decât documentul descărcat.
- Nu notezi factura negăsită. Fără o notă, poți repeta aceeași verificare fără să știi ce ai încercat deja.
Întrebări frecvente
Dacă factura apare în SPV, trebuie să o mai cer și pe email?
Depinde de fluxul tău intern. Pentru evidență, păstrează documentul disponibil în SPV și orice corespondență utilă, dar nu amesteca fișierul original cu copii redenumite neclar.
Ce fac dacă suma din factura din SPV diferă de suma comunicată?
Nu plăti automat. Notează diferența, salvează factura și cere clarificare furnizorului sau persoanei care gestionează achiziția.
Este suficient să văd factura în listă?
Nu. Deschide sau descarcă documentul și compară datele. Lista poate afișa doar câteva câmpuri, iar verificarea reală cere mai mult context.
Pot șterge copiile vechi după ce descarc factura corectă?
Nu șterge documente de lucru dacă sunt parte dintr-un istoric de verificare. Mută-le într-un folder separat sau marchează-le ca nefolosite, ca să nu le confunzi cu versiunea verificată.
Rezumat printabil
Ca să verifici dacă o factură electronică apare în SPV, intră în contul corect, caută în zona de documente sau facturi electronice, filtrează perioada și compară furnizorul, beneficiarul, numărul, data și valoarea. Descarcă fișierele disponibile și păstrează-le cu un nume clar. Dacă factura nu apare, extinde perioada, verifică beneficiarul și cere clarificări emitentului. O factură este verificată practic doar când ai găsit documentul potrivit, ai comparat datele esențiale și ai salvat dovada.