Dacă o firmă, instituție, platformă sau organizație păstrează date despre tine și vrei să ceri ștergerea lor, este mai bine să trimiți o cerere clară, ușor de identificat și ușor de urmărit. O formulare vagă de tipul „ștergeți-mi contul” poate să nu acopere toate datele, toate scopurile sau toate canalele prin care ai comunicat.
Acest ghid îți oferă un model practic de cerere și un checklist. Nu garantează că datele vor fi șterse în orice situație, pentru că pot exista obligații legale, contractuale sau alte motive pentru păstrarea unor informații. Te ajută însă să formulezi cererea ordonat și să păstrezi dovada trimiterii.
Pe scurt
- Scrie cui trimiți cererea: operatorul de date sau responsabilul cu protecția datelor, dacă este afișat.
- Identifică datele vizate: cont, email, telefon, comandă, formular, newsletter sau alt context.
- Cere confirmarea măsurilor luate sau motivul pentru care anumite date nu pot fi șterse.
- Nu trimite copii după acte dacă nu sunt necesare pentru identificare.
- Păstrează dovada trimiterii și răspunsul primit.
Când este utilă cererea
Poți folosi modelul când vrei să ștergi un cont vechi, să elimini date dintr-o bază de marketing, să retragi date trimise printr-un formular, să ceri închiderea unei relații digitale sau să clarifici ce date mai sunt păstrate după ce ai încetat să folosești un serviciu.
Nu folosi cererea ca să ascunzi obligații legale sau contractuale. De exemplu, un comerciant poate fi obligat să păstreze facturi sau documente contabile pentru o perioadă. În astfel de cazuri, poți cere explicații despre ce date sunt păstrate, de ce și pentru cât timp.
Ce pregătești înainte să trimiți
- Adresa oficială de contact sau adresa DPO, dacă există.
- Emailul, numărul de client, ID-ul de cont sau comanda prin care poți fi identificat.
- O descriere scurtă a datelor pe care le vizezi.
- Dovada că cererea a fost trimisă: email, număr de înregistrare, formular sau confirmare.
Model de cerere
Subiect: Cerere privind ștergerea datelor cu caracter personal
Bună ziua,
Subsemnatul/Subsemnata [nume și prenume], vă solicit ștergerea datelor mele cu caracter personal prelucrate în legătură cu [contul / comanda / formularul / newsletterul / serviciul], asociate cu următoarele date de identificare: [email / telefon / ID client / număr comandă].
Vă rog să verificați în mod special următoarele categorii de date, dacă există în evidențele dumneavoastră: [date de contact, cont online, istoric comenzi, date de marketing, mesaje, documente încărcate].
Dacă anumite date nu pot fi șterse din cauza unei obligații legale sau a unui alt temei aplicabil, vă rog să îmi comunicați ce categorii de date sunt păstrate, motivul păstrării și perioada estimată de stocare.
Vă rog să îmi transmiteți confirmarea măsurilor luate la adresa: [email/adresă de corespondență].
Mulțumesc,
[nume]
[data]
Variantă scurtă pentru email
Bună ziua, vă rog să îmi ștergeți datele personale asociate contului/adresei [email] și să îmi confirmați măsurile luate. Dacă anumite date trebuie păstrate din motive legale, vă rog să îmi comunicați categoriile de date, motivul și perioada de păstrare. Mulțumesc, [nume].
Checklist înainte de trimitere
- Ai identificat operatorul corect, nu doar pagina de social media.
- Ai inclus date suficiente ca operatorul să găsească înregistrarea.
- Nu ai inclus CNP sau copie de act dacă nu este necesar.
- Ai cerut răspuns scris.
- Ai salvat o copie a cererii trimise.
Greșeli frecvente
- Trimiți cererea la o adresă de suport greșită și nu păstrezi confirmarea.
- Ceri „ștergerea tuturor datelor” fără să indici contul sau contextul.
- Trimiți prea multe date sensibile în cerere.
- Confunzi dezabonarea de la newsletter cu ștergerea tuturor datelor.
- Nu ceri explicații pentru datele care nu pot fi șterse.
Întrebări frecvente
Pot cere ștergerea datelor dacă am cumpărat ceva?
Poți cere, dar comerciantul poate avea obligații de păstrare pentru facturi, garanții sau evidențe contabile. Cere să ți se explice ce se păstrează și de ce.
Trebuie să atașez buletinul?
Nu trimite automat copie după actul de identitate. Dacă operatorul are nevoie de confirmarea identității, cere o metodă proporțională și sigură.
Este același lucru cu închiderea contului?
Nu întotdeauna. Închiderea contului poate opri accesul, dar anumite date pot rămâne în evidențe. De aceea este util să ceri și confirmarea măsurilor luate.
Surse oficiale utile: ANSPDCP pentru cadrul general al protecției datelor, ADR și ANAF pentru exemple de modele de cereri privind exercitarea drepturilor persoanei vizate.