Mulți asociați ajung la aceeași întrebare practică: dacă se discută schimbarea administratorului unui SRL, administratorul actual mai rămâne în funcție până se numește altul? Și este nevoie de AGA doar ca el să continue temporar?
Răspunsul scurt este acesta: dacă mandatul administratorului este încă valabil și nu există o hotărâre de revocare, el rămâne administratorul societății. AGA sau decizia asociatului unic este necesară atunci când se ia o decizie: revocare, numire, prelungire de mandat sau modificare a actului constitutiv, după caz.
Acest ghid explică diferența dintre simpla continuare a mandatului existent și schimbarea efectivă a administratorului.
Pe scurt
- Administratorul actual rămâne în funcție dacă mandatul lui este valabil și nu a fost revocat.
- La SRL cu mai mulți asociați, numirea sau revocarea administratorului se face, de regulă, prin hotărârea adunării asociaților.
- La SRL cu asociat unic, hotărârea AGA este înlocuită de decizia asociatului unic.
- Dacă mandatul administratorului a expirat, este prudent să existe o decizie de prelungire, renumire sau numire a altui administrator.
- Pentru terți, contează și ce apare înregistrat la Registrul Comerțului.
- Actul constitutiv trebuie verificat înainte de orice concluzie, pentru că poate conține reguli speciale despre administrare, durată și majorități.
Când rămâne administratorul în funcție
Administratorul unui SRL nu trebuie „confirmat” prin AGA în fiecare zi sau la fiecare discuție dintre asociați. Dacă mandatul lui este în derulare, el continuă să exercite funcția până intervine un motiv real de încetare.
În practică, verifică mai întâi:
- dacă administratorul este numit pe durată determinată sau nedeterminată;
- dacă durata mandatului a expirat;
- dacă există o hotărâre de revocare;
- dacă administratorul și-a dat demisia;
- dacă actul constitutiv prevede reguli speciale;
- dacă mențiunile din Registrul Comerțului sunt la zi.
Dacă nu există o încetare a mandatului, simplul fapt că asociații vor să discute o schimbare nu îl scoate automat pe administrator din funcție.
Când este necesară AGA
La un SRL cu mai mulți asociați, adunarea asociaților are competența principală de a desemna administratorii, de a-i revoca și de a le da descărcare de activitate. Tot adunarea asociaților decide modificarea actului constitutiv.
De aceea, AGA este necesară, în mod obișnuit, pentru:
- numirea unui administrator nou;
- revocarea administratorului existent;
- prelungirea mandatului, dacă mandatul era limitat în timp;
- modificarea actului constitutiv, dacă administratorul sau regulile de administrare sunt trecute acolo;
- aprobarea unor situații în care actul constitutiv cere expres hotărârea asociaților.
Nu este același lucru cu situația în care administratorul actual doar continuă să lucreze pentru că mandatul lui nu a încetat. Pentru această simplă continuare, nu este nevoie de o hotărâre separată, dacă actele societății sunt deja clare.
Ce se întâmplă la asociat unic
Dacă SRL-ul are asociat unic, nu se ține o AGA în sensul clasic, pentru că nu există mai mulți asociați care să se întrunească. În loc de hotărâre AGA, asociatul unic emite o decizie.
Decizia asociatului unic poate privi aceleași lucruri:
- revocarea administratorului;
- numirea unui administrator;
- prelungirea mandatului;
- modificarea actului constitutiv;
- aprobarea depunerii mențiunilor la Registrul Comerțului.
Ca efect practic, documentul trebuie să fie clar, semnat și potrivit pentru depunerea la ONRC, dacă operațiunea trebuie înregistrată.
Dacă mandatul administratorului a expirat
Aici apare cea mai sensibilă situație. Dacă administratorul fusese numit pe o perioadă limitată și perioada a expirat, nu este bine să tratezi lucrurile ca și cum totul continuă automat fără verificări.
În acest caz, societatea ar trebui să clarifice situația prin:
- verificarea actului constitutiv și a ultimei numiri;
- adoptarea unei hotărâri AGA sau a unei decizii a asociatului unic;
- stabilirea expresă a persoanei care va administra societatea;
- depunerea mențiunilor necesare la Registrul Comerțului.
Poate fi vorba de același administrator, renumit sau cu mandat prelungit, ori de o persoană nouă. Important este ca societatea să nu lase o zonă gri, mai ales dacă administratorul trebuie să semneze contracte, documente bancare, acte fiscale sau documente pentru instituții.
De ce contează Registrul Comerțului
Pentru viața internă a societății, hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic este esențială. Pentru relația cu terții, contează mult și ce este înregistrat sau menționat la Registrul Comerțului.
Administratorii și persoanele împuternicite sunt informații relevante în registru. De asemenea, hotărârile adunării generale a asociaților pot fi documente supuse menționării, în funcție de operațiune.
De aceea, după schimbarea administratorului, nu este suficient să existe doar o discuție sau un acord informal. Trebuie pregătite documentele și depuse formalitățile cerute pentru înregistrarea modificării.
Ce verifici înainte să faci actele
Înainte de AGA sau decizia asociatului unic, verifică:
- certificatul constatator actual al firmei;
- actul constitutiv actualizat;
- ultima hotărâre prin care a fost numit administratorul;
- durata mandatului;
- regulile de convocare și vot;
- dacă administratorul este numit direct în actul constitutiv;
- dacă noul administrator acceptă expres mandatul;
- ce documente cere ONRC pentru operațiunea concretă.
Această verificare scade riscul ca dosarul să fie respins sau să apară contradicții între hotărâre, actul constitutiv și mențiunile din registru.
Exemplu simplu
Un SRL are un administrator numit pe durată nedeterminată. Asociații discută că, peste o lună, vor să numească o altă persoană. Până când există o hotărâre valabilă de revocare și numire a noului administrator, administratorul existent rămâne în funcție.
În schimb, dacă administratorul fusese numit pentru 4 ani și cei 4 ani au expirat, societatea ar trebui să adopte o hotărâre de prelungire, renumire sau numire a altui administrator. Nu este o situație bună de lăsat nerezolvată.
Greșeli de evitat
- Să presupui că o discuție între asociați schimbă automat administratorul.
- Să uiți să verifici durata mandatului.
- Să faci hotărârea fără să respecți regulile de convocare și vot.
- Să nu actualizezi actul constitutiv atunci când modificarea o cere.
- Să nu depui mențiunile la Registrul Comerțului.
- Să folosești documente vechi fără să verifici ultima formă a actului constitutiv.
Checklist rapid
Înainte să concluzionezi dacă este nevoie de AGA, răspunde la aceste întrebări:
- Societatea are mai mulți asociați sau asociat unic?
- Administratorul actual are mandat pe durată determinată?
- Mandatul este încă valabil?
- Există deja o hotărâre de revocare?
- Se numește un administrator nou?
- Se modifică actul constitutiv?
- Operațiunea trebuie depusă la ONRC?
Dacă răspunsul este doar „administratorul actual continuă până decidem altceva”, iar mandatul lui este valabil, de regulă nu ai nevoie de o AGA separată pentru această simplă continuare. Dacă însă se revocă, se numește, se prelungește sau se modifică actele, atunci este nevoie de documentul societar potrivit.
Concluzie
La un SRL, administratorul actual rămâne în funcție cât timp mandatul lui este valabil și nu există o revocare sau altă cauză de încetare. AGA nu este necesară doar pentru faptul că el continuă temporar să administreze societatea.
AGA devine necesară atunci când asociații vor să ia o decizie juridică: revocare, numire, prelungire de mandat sau modificare a actului constitutiv. La asociat unic, aceeași logică se aplică prin decizia asociatului unic.
Pentru situații cu mandat expirat, conflict între asociați sau acte contradictorii, este recomandat să fie verificate documentele societății înainte de depunerea la Registrul Comerțului.