Pe scurt: înainte să trimiți un certificat constatator ONRC, verifică dacă documentul este pentru firma corectă, dacă datele esențiale corespund și dacă este suficient de recent pentru scopul cerut.
Când este utilă verificarea
Certificatul constatator poate fi cerut de bănci, parteneri comerciali, instituții, platforme de achiziții sau furnizori. Problema apare când documentul este vechi, aparține unei alte firme din grup sau conține date care nu mai sunt actuale.
Verificarea nu înseamnă interpretare juridică. Înseamnă să citești atent documentul înainte să îl atașezi sau să îl trimiți mai departe.
Ce date compari întâi
- denumirea completă a firmei;
- CUI/CIF și numărul de ordine în registrul comerțului;
- sediul social;
- starea firmei, dacă apare în document;
- persoanele cu drept de reprezentare;
- codurile CAEN relevante;
- data emiterii certificatului.
Pașii de verificare
- Deschide documentul primit de la ONRC sau din portalul folosit pentru obținere.
- Compară denumirea firmei și CUI-ul cu datele din contract, factură sau cererea unde îl vei folosi.
- Verifică dacă sediul social este același cu cel declarat în celelalte documente.
- Uitā-te la persoanele care pot reprezenta firma și la modul de reprezentare, dacă informația este necesară pentru tranzacție.
- Verifică data documentului. Unele instituții acceptă doar certificate emise recent.
- Salvează documentul exact în forma transmisă, fără să îl modifici.
Ce întrebi dacă apare o diferență
Dacă vezi alt sediu, alt reprezentant sau o denumire diferită, nu presupune automat că documentul este greșit. Firma poate să fi făcut modificări recente sau poate folosi un nume comercial diferit de denumirea oficială.
Cere emitentului sau partenerului să clarifice diferența și, dacă este nevoie, solicită un certificat mai nou.
Greșeli de evitat
- să trimiți un certificat vechi fără să verifici data;
- să confunzi numele comercial cu denumirea legală;
- să acoperi sau să editezi câmpuri din document;
- să trimiți documentul către persoane care nu au nevoie de toate datele din el;
- să ignori diferențele dintre CUI, sediu și reprezentanți.
Atenție: dacă documentul este folosit pentru o tranzacție importantă, un credit, o licitație sau un litigiu, cere confirmarea instituției sau a unui specialist. Ghidul acesta te ajută doar cu verificarea practică a datelor vizibile.