Dacă ai un document Word și trebuie să îl trimiți într-o formă mai ușor de deschis, îl poți salva ca PDF direct din Microsoft Word. Pe calculator folosești opțiunea de export sau salvare ca PDF, iar în Word pentru web folosești descărcarea ca PDF.
Când merită să trimiți documentul în PDF
PDF-ul este util când vrei ca documentul să arate la fel pentru persoana care îl primește, chiar dacă nu folosește aceeași versiune de Word. De obicei, este potrivit pentru CV-uri, cereri, adeverințe scanate completate, formulare simple sau documente pe care nu vrei să le mai editeze destinatarul.
Păstrează totuși și fișierul Word original. PDF-ul este varianta de trimitere, iar documentul Word rămâne varianta pe care o poți modifica mai ușor.
Cum transformi un document Word în PDF pe Windows
- Deschide documentul în Microsoft Word.
- Apasă pe File.
- Alege Export.
- Selectează Create PDF/XPS Document.
- Alege folderul în care vrei să salvezi fișierul.
- Verifică numele documentului și apasă Publish.
În unele versiuni de Word poți folosi și Save As, apoi alegi formatul PDF din lista de tipuri de fișier.
Cum faci PDF din Word pentru web
- Deschide documentul în Word pentru web.
- Apasă pe File.
- Alege Export.
- Selectează opțiunea de descărcare ca PDF.
- Confirmă descărcarea și caută fișierul în folderul de descărcări al browserului.
Dacă documentul are comentarii, verifică atent opțiunea aleasă. Word pentru web poate avea variante de descărcare cu sau fără comentarii, în funcție de document și de interfața afișată.
Cum salvezi ca PDF pe Mac
- Deschide documentul în Word pentru Mac.
- În meniul File, alege Save As.
- Scrie un nume clar pentru fișierul PDF.
- La formatul fișierului, alege PDF.
- Apasă Export sau Save, în funcție de versiunea folosită.
Ce verifici înainte să trimiți PDF-ul
- Deschide PDF-ul după salvare și verifică dacă toate paginile apar corect.
- Uită-te la diacritice, tabele, imagini și anteturi.
- Verifică numele fișierului: evită denumiri de tipul Document1 final final.pdf.
- Dacă documentul trebuie citit ușor de persoane cu cititoare de ecran, folosește opțiunile de PDF accesibil sau etichetat, acolo unde sunt disponibile.
- Păstrează o copie editabilă în format Word, mai ales dacă documentul va trebui actualizat.
Greșeli de evitat
- Să trimiți fișierul Word când ți s-a cerut explicit PDF.
- Să ștergi documentul Word original după export.
- Să nu deschizi PDF-ul înainte de trimitere.
- Să lași comentarii sau modificări urmărite într-un document care trebuie trimis curat.
- Să folosești un convertor necunoscut pentru documente cu date personale, dacă poți exporta direct din Word.
Întrebări frecvente
PDF-ul mai poate fi editat?
Da, dar nu la fel de simplu ca un document Word. Pentru modificări rapide, păstrează și fișierul .docx original.
Se păstrează formatarea?
De obicei, da. Totuși, este bine să deschizi PDF-ul după export și să verifici paginile, mai ales dacă documentul are tabele, imagini sau elemente grafice.
Am nevoie de internet?
Nu neapărat. Dacă folosești Word instalat pe calculator, poți exporta local. Pentru Word pentru web ai nevoie de acces la internet și de documentul deschis în browser.
Pot face PDF și de pe telefon?
Depinde de aplicația folosită și de opțiunile disponibile în versiunea mobilă. Pentru documente importante, varianta de pe calculator sau din Word pentru web este de obicei mai ușor de verificat.