Pe scurt: înainte să trimiți un PDF, verifică dacă se deschide pe alt dispozitiv, dacă cere parolă, dacă textul este lizibil și dacă destinatarul poate copia sau printa informațiile necesare.
Când apare problema
Un PDF poate fi corect pentru tine, dar inutil pentru destinatar dacă este parolat, blocat la printare, salvat ca imagine neclară sau generat într-un format care nu permite verificarea datelor.
Ce verifici rapid
- deschide PDF-ul după ce îl descarci, nu doar în aplicația în care l-ai creat;
- verifică dacă cere parolă la deschidere;
- încearcă să selectezi o porțiune de text;
- verifică dacă paginile sunt în ordinea corectă;
- asigură-te că semnătura, ștampila sau codul QR se văd clar;
- verifică dimensiunea fișierului, dacă formularul online are limită de upload.
Dacă PDF-ul este parolat
Dacă destinatarul ți-a cerut explicit un PDF parolat, trimite parola pe un canal separat. Dacă nu ți-a cerut parolă, întreabă înainte. Unele instituții nu pot procesa automat documente protejate.
Greșeli de evitat
- să trimiți parola în același email cu documentul sensibil;
- să trimiți capturi de ecran în locul documentului complet;
- să presupui că un PDF deschis pe telefon se va citi bine pe calculator;
- să scanezi documentul la rezoluție foarte mică;
- să modifici documente oficiale după emitere.
Atenție: pentru documente oficiale, semnate electronic sau cerute într-un dosar, folosește formatul indicat de instituție. Nu elimina protecțiile unui document dacă nu ai dreptul să faci asta.